> DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

D’hondt Insurance NV
Gistelsesteenweg 300
8200 Bruges
Brugge RPR : Gand, Département de Bruges – TVA 0451 836 292
Courtier en assurance enregistré au registre FSMA auprès de l’Ond. No 0451 836 292

> QUI NOUS SOMMES

Nous apprécions votre vie privée et chaque fois que nous traitons vos données personnelles, nous le faisons conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux lois nationales qui traitent du traitement des données personnelles. La législation sur la confidentialité nous oblige à rendre accessibles les informations que nous partageons dans cette déclaration de confidentialité. Cette déclaration de confidentialité clarifie les mesures que nous prenons pour protéger votre vie privée lorsque vous utilisez nos services ou produits et quels droits vous avez. Lorsque nous traitons vos données personnelles, nous sommes dans la plupart des cas le « responsable du traitement ». Cela signifie que nous déterminons la finalité et les moyens du traitement. En achetant nos services et/ou produits, vous acceptez que nous puissions collecter et traiter certaines données personnelles vous concernant conformément à la finalité décrite dans notre déclaration de confidentialité. Nous vous invitons à lire attentivement cette déclaration. Geert Lammertyn est notre coordinateur de la confidentialité qui peut être contacté à geert.lammertyn@dhondt-insurance.com pour toute question que vous pourriez avoir ou pour exercer vos droits. Il est possible que cette déclaration soit modifiée à l'avenir. Nous vous demandons donc de lire régulièrement la déclaration de confidentialité.

> TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles ou les données personnelles désignent toute information sur une personne qui peut permettre d'identifier cette personne. Il ne s'agit pas de données dont l'identité a été supprimée (données anonymes). Nous essayons de collecter le moins de données personnelles possible pour atteindre nos objectifs.

Nous nous conformons aux lois sur la protection des données qui exigent que les données personnelles que nous traitons à votre sujet:

  • Uniquement collectées à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées.
  • Être utilisées de manière licite, loyale et transparente et donc utilisées de manière adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
  • Soyez précis et mis à jour au besoin, ne faites plus le suivi nécessaire aux fins dont nous vous avons parlé et traitez-les en toute sécurité.

Nous pouvons vous demander certaines informations pour vous permettre d'acheter ou d'utiliser nos produits ou services. Si nous obtenons vos informations personnelles d'une autre manière, nous l'indiquerons dans cette déclaration de confidentialité. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre coordinateur de la confidentialité.

Plus précisément, nous collecterons tout ou partie des éléments de données suivants:

  • Numéro de TVA
  • Compte bancaire
  • Adresse de la société
  • Fonction commerciale
  • Emploi
  • Aperçu des paiements, compte client
  • Date & heure
  • Cookies tiers
  • Données d'identification électronique
  • Données de localisation électroniques
  • Cookies essentiels
  • Photos/images
  • Signature
  • Contenu de la correspondance
  • Fichier client
  • Cookies marketing
  • Nom du client
  • Cookies de performance
  • Adresse e-mail personnelle
  • Numéro de téléphone personnel
  • Numéro de téléphone professionnel
  • Social media link
  • Adresse du domicile
  • Autorisation
  • Adresse e-mail professionnelle

Nous comptons sur vous pour nous fournir des informations correctes. Faites-nous savoir quand les données changent afin que nous puissions garder toutes les données à jour. Le traitement des données doit nous permettre de fournir nos services et produits, d'améliorer continuellement nos services et produits mis à votre disposition et de les adapter à vos besoins. Plus particulièrement, nous effectuons les opérations de traitement suivantes:

  • Infolettre / promotion

Description: Tenir les clients informés de ce que l'entreprise a à offrir

Finalité: Tant que l'utilisateur reste abonné à la newsletter

Base juridique: Intérêts légitimes

Délai de conservation: A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice

Catégories de données: Adresse e-mail personnelle, Photos/images, Adresse e-mail professionnelle, Nom du client, Consentement

Les données sont traitées au sein de l'UE

  • Rendez-vous clients

Description: Enregistrement des rendez-vous clients sur papier ou sur ordinateur

Finalité: Disponibilité / Gestion du calendrier

Base juridique: Contrat

Délai de conservation: A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice

Catégories de données: adresse e-mail personnelle, numéro de téléphone personnel, numéro de téléphone professionnel, adresse e-mail professionnelle, nom du client, date et heure

Les données sont traitées au sein de l'UE

  • Prospection client

Description: Gestion des informations sur les prospects

Objectif: Communiquer des biens et des services à des clients potentiels

Base juridique: Intérêts légitimes

Période de rétention: Tous les prospects non convertis en clients seront supprimés après 2 ans

Catégories de données: Adresse e-mail personnelle, Adresse e-mail professionnelle, Nom du client, Adresse de l'entreprise, Fonction de l'entreprise

Les données sont traitées au sein de l'UE

  • Livraison de biens et/ou services

Description: Livraison de biens et/ou de services aux clients

Objectif: assurer la livraison correcte des biens et/ou services, activer le suivi et la traçabilité et les commentaires

Base juridique: Contrat

Délai de conservation: A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la durée légale et/ou la durée pertinente à l'action en justice

Catégories de données : Adresse personnelle, Adresse e-mail personnelle, Numéro de téléphone personnel, Photos/images, Adresse e-mail professionnelle, Nom du client, Fiche client, Numéro de TVA, Adresse de l'entreprise, Profession, Fonction de l'entreprise, Signature, Lien vers les réseaux sociaux

Les données sont traitées au sein de l'UE

  • Communication avec les clients

Description: Communication avec les clients sous forme papier ou électronique

Objectif: fournir un bon service client

Base juridique: Contrat

Délai de conservation: A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice

Catégories de données: Adresse e-mail personnelle, Adresse e-mail professionnelle, Nom du client, Adresse de l'entreprise, Fonction de l'entreprise

Les données sont traitées au sein de l'UE

  • Facturation et comptabilité client

Description: Calculer la redevance ou l'indemnité due, s'occuper de la facturation et obtenir le paiement

Doel: Zorgen voor correcte betaling

Base juridique: Contrat

Délai de conservation: A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice

Catégories de données: adresse personnelle, adresse e-mail personnelle, compte bancaire, adresse e-mail professionnelle, nom du client, numéro de TVA, aperçu des paiements, compte client, adresse de l'entreprise, signature

Les données sont traitées au sein de l'UE

  • Site Web d'entreprise

Description: Site Web de l'entreprise qui peut être visité par les clients, prospects et

toutes sortes de tiers

Objectif: Informer les clients et prospects

Base juridique: Intérêts légitimes

Délai de conservation: A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice

Catégories de données: Adresse e-mail personnelle, Numéro de téléphone personnel, Numéro de téléphone professionnel, Données d'identification électronique, Données de localisation électronique, Adresse e-mail professionnelle, Cookies essentiels, Nom du client, Cookies tiers, Cookies de performance, Cookies marketing

Les données sont traitées au sein de l'UE

Nous sommes le responsable du traitement de ces traitements. Si vous avez donné votre autorisation pour un certain traitement, vous avez toujours le droit de retirer cette autorisation.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient traitées, veuillez nous contacter afin que nous puissions évaluer ensemble si une relation contractuelle entre nous est possible et s'il vous est possible de continuer à utiliser nos biens et/ou services.

Nous traitons également les données des fournisseurs. Lorsque nous collectons, traitons et stockons des données sur nos fournisseurs, nous voulons nous assurer que nous collectons, traitons et stockons uniquement les données dont nous avons réellement besoin et que nous sommes autorisés à traiter de cette manière. Dans nos relations avec nos fournisseurs, nous collectons, traitons et stockons généralement le nom, l'adresse e-mail professionnelle et le numéro de téléphone professionnel de la ou des personnes qui communiquent avec nous. Nous collectons, traitons et stockons également le numéro de TVA de nos fournisseurs. Si nous fournissons des véhicules de nos fournisseurs avec un parking ou une autorisation dans nos locaux, nous pouvons collecter, traiter et stocker le numéro d'enregistrement et les données horaires de la visite si cela est nécessaire pour des raisons d'organisation ou de sécurité. La base juridique du traitement des données personnelles est la conclusion et l'exécution d'un contrat. Nous utilisons des mesures de sécurité qui sont fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures normes de l'industrie. Nous conservons les données pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour une action en justice.

> TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES DANS VOTRE COMMANDE

La nature spécifique de notre relation rend peu probable que vous nous laissiez traiter les données personnelles d'autrui. Dans le cas exceptionnel où cela se produit, nous sommes le sous-traitant et vous êtes le responsable du traitement. Nous exécuterons alors vos instructions pour le traitement, la sous-traitance éventuelle, le sort des données à la fin du contrat et le transfert éventuel des données. Nous prendrons donc les mesures de sécurité nécessaires et vous aiderons à remplir vos obligations en vertu du RGPD.

> PARTAGE DES DONNÉES PERSONNELLES

Nous pouvons être amenés à travailler avec des tiers pour fournir certains services ou produits tels que des partenaires informatiques, des partenaires d'assurance, des partenaires comptables, des conseillers juridiques. Plus précisément, nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles avec ces partenaires:

  • Réseaux sociaux – Facebook/Instagram

Éléments de données : nom du client, données d'identification électronique, photos/images, date et heure, données de localisation électroniques

Les données sont traitées au sein de l'UE

META PLATFORMS IRELAND LIMITED (ex-Facebook) agit en tant que sous-traitant.

  • Réseaux sociaux - Linkedin

Éléments de données : nom du client, données d'identification électronique, photos/images, date et heure, données de localisation électroniques

Les données sont traitées au sein de l'UE

LinkedIn Ireland Unlimited Company agit en tant que sous-traitant.

  • Plateforme marketing – Mailchimp

Éléments de données : adresse e-mail personnelle

Les données sont traitées au sein de l'UE

Le Rocket Science Group LLC (Mailchimp) agit en tant que sous-traitant.

  • Analyse du site Web et statistiques des visiteurs via un partenaire

Données: Identifiants Electroniques, Date & Heure, Cookies Tiers,

Cookies de performance, données électroniques de localisation

Les données sont traitées au sein de l'UE

LinkedIn Ireland Unlimited Company agit en tant que sous-traitant.

Si nous recevons vos informations personnelles d'un tiers qui vous réfère à nous, nous supposerons que ces informations ont été obtenues directement auprès de vous ou avec votre consentement. Si ce n'est pas le cas, veuillez nous en informer immédiatement. Ces tiers agiront généralement en tant que processeurs de données. Veuillez noter que les plateformes de médias sociaux, les plateformes de trading et les partenaires commerciaux permanents sont souvent considérés comme des contrôleurs conjoints. Si vous participez à une conversation en ligne, une réunion, une conférence,… sachez que toutes les données que vous partagez sont visibles et/ou audibles pour les autres participants. Veuillez garder cela à l'esprit avant de partager vos données personnelles, vidéo, audio ou autres données. Si vous vous opposez au partage de vos données, nous vous demandons de nous contacter afin que nous puissions évaluer ensemble si une relation contractuelle entre nous est possible et si vous pouvez continuer à utiliser nos services et/ou biens. Veuillez noter que nous pouvons être légalement tenus de traiter certaines données et éventuellement de les transmettre aux autorités compétentes. S'agissant d'une obligation légale, vous ne pouvez pas vous opposer à ce transfert.

> SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Nous voulons garder vos données personnelles sûres et confidentielles et avons mis en place des procédures de sécurité pour empêcher la perte, l'utilisation abusive ou l'altération de ces données personnelles. Ces procédures sont fonctionnelles et techniques conformément aux meilleurs standards de l'industrie.

> SITE INTERNET ET COOKIES

Lorsque vous visitez notre site Web, des cookies peuvent être stockés sur votre ordinateur. Ils contribuent à faciliter la visite du site Web et à améliorer votre expérience. Lorsque vous visitez notre site Web, vous recevrez des informations sur les cookies que nous utilisons et nous vous demanderons d'en donner l'autorisation. Chaque fois que vous visitez notre site Web, le serveur Web traitera également automatiquement l'adresse IP et/ou votre nom de domaine. Nous pouvons publier des liens vers des sites Web détenus et exploités par d'autres. Si vous cliquez sur un tel lien, vous naviguerez vers un autre site Web. Assurez-vous toujours de lire et de comprendre la déclaration de confidentialité de cet autre site Web, car elle peut différer de notre déclaration de confidentialité. Si vous n'êtes pas sûr ou n'êtes pas d'accord avec la déclaration de confidentialité, nous vous recommandons de quitter immédiatement le site Web concerné.

> MÉDIAS SOCIAUX

Si vous utilisez les fonctions de médias sociaux telles que par exemple le bouton « J'aime » ou « Partager » qui peut être sur notre site Web, ou si vous visitez notre page de médias sociaux, sachez que vos données personnelles seront traitées par la plate-forme de médias sociaux. Dans ce traitement, le régulateur européen nous considère, ainsi que la plate-forme de médias sociaux, comme des contrôleurs de données conjoints, ce qui signifie que nous déterminons conjointement pourquoi et comment vos données personnelles sont traitées. Vous pouvez découvrir comment nous traitons vos données personnelles dans cette déclaration de confidentialité. Des informations sur le traitement par la plate-forme de médias sociaux concernée peuvent être trouvées dans leur déclaration de confidentialité. Nous vous demandons de lire attentivement la déclaration de confidentialité de la plate-forme de médias sociaux avant de visiter les éléments de médias sociaux sur notre page ou notre page sur la plate-forme de médias sociaux. Si nous organisons un événement tel qu'un événement de réseautage, un événement d'ouverture, une première, etc., des photographes ou des vidéastes peuvent être présents. Les photos et vidéos qu'ils prennent sont destinées à être utilisées dans des supports marketing et/ou publiées sur nos pages de réseaux sociaux. Lorsque vous n'êtes pas le sujet principal de ces documents, l'autorité de protection des données indique que votre consentement explicite n'est pas requis en vertu du RGPD. Toutefois, si vous vous opposez à l'utilisation de documents sur lesquels vous êtes représenté, veuillez nous en informer.

> EXERCEZ VOS DROITS

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) / Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous avez le droit de:

  • Demander l'accès à vos données personnelles (droit d'accès de la personne concernée). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
  • Demander l'amélioration des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de corriger les informations incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet.
  • Demander l'effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer toutes vos données personnelles lorsqu'il n'y a plus de raison valable de les conserver. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles si vous avez exercé votre droit d'opposition à certains traitements (voir ci-dessous).
  • Pour vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur notre intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et que vous souhaitez vous opposer au traitement sur cette base en raison de votre situation particulière. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct.
  • Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles, par exemple si vous avez des questions sur l'exactitude des données ou la raison du traitement.
  • De retirer à tout moment votre consentement à un traitement.
  • Ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé.
  • Obtenez vos données sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine et transférez-les à un autre responsable du traitement.

Dans certains cas, nous serons amenés à vous demander des informations plus précises afin de pouvoir confirmer votre identité et nous assurer que votre droit d'accès aux informations (ou l'exercice de tout autre de vos droits) est correctement exercé. Nous prenons cette mesure pour nous assurer que vos informations personnelles ne sont divulguées à aucune autre personne que vous-même ou à toute autre personne qui n'a pas le droit de les recevoir. Vous pouvez exercer vos droits en contactant notre coordinateur de la confidentialité Geert Lammertyn via geert.lammertyn@dhondt-insurance.com ou via l'adresse de l'entreprise:

D’hondt Insurance

T.a.v. Geert Lammertyn

Gistelse Steenweg 302/0001, 8200 Brugge

> AUTORITÉ DE PROTECTION DES DONNÉES

Toute plainte ou commentaire peut être adressé à l'autorité de protection des données à l'adresse suivante:

Autorité de protection des données

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel http://gegevensbeschermingsautoriteit.be

Édition: 24.06.2022

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